退職届と退職願の書き方完全ガイド｜コピペで使えるテンプレート付き

退職届の1行目を書こうとして、ペンが止まった経験はありませんか。「退職届」なのか「退職願」なのか、宛名は社長か直属の上司か、提出日は退職日か今日か。

たった数行の書類なのに、間違えると上司に突き返され、もう一度切り出す気まずさを味わうことになります。採用コンサル14年で80社の求人原稿を作り、累計3000人を面接してきた立場で言うと、退職をこじらせる人の多くは「辞める意思」ではなく「書類の出し方」でつまずいています。

逆に、書式さえ正しく整えれば、引き留めの余地を与えず、円満に、有給も残さず辞められます。この記事は、退職届と退職願の違いから封筒の書き方、提出のタイミングまで、自分の手で正しく辞めるための実務を1本に集約しました。コピーして名前を入れるだけのテンプレートも用意しています。

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退職届と退職願の違いは? どちらを出すべきか

退職願は、会社に対して「退職させてください」と合意を求める書面です。会社が承諾するまでは効力が確定せず、承諾前なら撤回もできます。

一方の退職届は、「退職します」と確定した意思を一方的に通知する書面で、原則として提出後の撤回はできません。同じ数行の書類でも、法的な性格がまったく違います。

確実に辞める覚悟が決まっているなら、最初から退職届を出すのが最短です。退職願を出すと「考え直してくれないか」という引き留めの余地を会社に与えてしまい、交渉が長引きます。

これまで多くの退職トラブルの相談を受けてきましたが、辞めると決めた人が退職願から入って引き留めの渦に巻き込まれ、3ヶ月辞められなかったケースを何度も見ています。意思が固いなら、迷いを見せる退職願ではなく、決定を伝える退職届を選んでください。

退職願が向くのは、円満を最優先したい人や、退職日を会社と相談しながら決めたい人です。

上司との関係を壊さず、引き継ぎ期間も柔軟に調整したいなら、まず退職願で意思を伝え、合意ができてから退職届で確定させる二段構えも使えます。ただしこの方法は、引き留めが弱い職場でこそ機能します。

引き留めが激しい会社では、退職届一本で押し切るほうが結果的に短く済みます。

辞表との違い

辞表は、社長や取締役、公務員といった「雇用契約ではなく任命や委任で職にある人」が辞意を示す書面です。一般の会社員が辞表を出すのは本来の使い方とは違います。一般の従業員が使うのは退職届か退職願の2択で、辞表は使いません。

ドラマの影響で辞表という言葉を選ぶ人がいますが、人事の現場では違和感を持たれます。雇用されている立場なら、退職届か退職願に統一してください。

退職届はいつ、誰に出せばいいのか?

期間の定めのない正社員は、退職を申し出てから2週間が経過すれば、会社の承諾がなくても退職できます。民法第627条が「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者はいつでも解約の申入れをすることができる。

この場合において、雇用は、解約の申入れの日から2週間を経過することによって終了する」と定めているためです。会社の就業規則に「退職は1ヶ月前までに」と書いてあっても、法律上は2週間で辞められます。引き留めで「認めない」と言われても、この2週間ルールが従業員を守ります。

ただし、円満を狙うなら就業規則の予告期間に合わせるのが現実的です。多くの会社が「退職希望日の1ヶ月前」または「2ヶ月前」を就業規則に定めています。

引き継ぎや後任の手配を考えると、この期間を守ったほうが角が立ちません。現場で見てきた中で、円満に辞めた人ほど就業規則を先に確認し、有給消化を逆算した上で提出日を決めています。まずは自社の就業規則の「退職」の項目を読んでください。

提出先は、社長ではなく直属の上司です。退職届は組織のラインに沿って上に上げていくのが正しい流れで、いきなり社長や人事部長に出すと、間に立つ上司の面目をつぶし、無用な反感を買います。

まず直属の上司に口頭で退職の意思を伝え、面談で日程をすり合わせた後で、退職届を上司本人に手渡してください。郵送やメールでの提出は、よほどの事情がない限り避けます。手渡しのほうが意思の固さが伝わり、受理の証拠も残しやすくなります。

切り出す順番を間違えない

退職届をいきなり机に置くのは悪手です。正しい順番は、口頭で意思を伝える、面談で退職日と引き継ぎを相談する、合意した内容で退職届を作成して提出する、この3ステップです。

最初の口頭で「ご相談したいことがあるので、お時間をいただけますか」と切り出し、面談で「◯月末で退職させていただきたい」と伝えます。書面はその後です。書面を先に出すと「話も通さずに」と受け取られ、円満から遠ざかります。

退職届は手書きとパソコンどちらで書くべきか?

退職届は手書きでもパソコン作成でも、書面としての法的効力に差はありません。会社に提出する書類としてどちらも有効です。判断の分かれ目は、職場の文化と、本人がどこまで丁寧さを演出したいかにあります。

会社のフォーマットが指定されている場合は、それに従ってください。指定がなければ、自分で選んで構いません。

手書きが向くのは、伝統的な企業や、上司との関係を重んじたい人です。手書きには「きちんと向き合った」という印象があり、特に縦書きはフォーマルな場面で好まれます。

一方のパソコン作成は、IT企業やベンチャーなど書面のやり取りが効率重視の職場で自然です。複数枚を保管する場合や、後任への引き継ぎ書とセットで提出する場合も、パソコンのほうが整って見えます。

手書きでもパソコンでも、署名だけは必ず自筆で書いてください。氏名をパソコンで印字しただけでは、本人の意思であることの担保が弱くなります。

パソコンで本文を作成した場合も、最後の氏名欄は自分のペンで署名し、認印を押すのが安全です。シャチハタ(浸透印)は正式な書類には避け、認印か実印を使ってください。これは100社で書類を見てきた実務感覚として、提出後のトラブルを防ぐための基本です。

用紙と筆記具の選び方

用紙はB5かA4の白い無地、または罫線入りの便箋を使います。手書きなら縦書きの便箋、パソコンならA4の白紙が標準です。

色つきの紙やキャラクター入りの便箋は論外です。筆記具は黒のボールペンか万年筆を使い、消せるボールペンと鉛筆は使いません。消せるインクは改ざんのリスクがあるため、正式な書類には不適切です。修正テープや修正液で直すのも避け、書き損じたら新しい紙に書き直してください。

退職届の書き方とテンプレート(縦書き・横書き両対応)

退職届の構成要素は決まっています。表題、本文、退職理由、退職日、提出日、所属と氏名(署名捺印)、宛名の7点です。

退職理由は、自己都合退職である限り「一身上の都合により」と書くのが正解で、具体的な不満や転職先を書く必要はありません。むしろ詳しく書くと引き留めの材料になるため、定型句で簡潔にまとめてください。会社都合退職の場合は理由が変わるため、後述します。

退職届の本文テンプレート(縦書き)

縦書きの退職届は、上から順に次のように書きます。日付は和暦・西暦どちらでも構いませんが、社内の他書類と表記を合わせると無難です。

退職届

私事、

このたび一身上の都合により、
来る令和◯年◯月◯日をもって退職いたします。

令和◯年◯月◯日(提出日)
営業部 山田太郎 ㊞

株式会社◯◯◯◯
代表取締役社長 ◯◯ ◯◯ 殿

本文冒頭の「私事、(わたくしごと)」は、私的な事柄を申し上げますという前置きで、縦書きでは行の下方に小さく書くのが慣例です。横書きでは行頭に書きます。退職届では「退職いたします」と言い切り、退職願では「退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」とお願いの形にします。この語尾の違いが、届と願の決定的な差です。

退職願の本文テンプレート(横書き)

退職願

私事、
このたび一身上の都合により、令和◯年◯月◯日をもって
退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。

                          令和◯年◯月◯日(提出日)
                          営業部 山田太郎 ㊞

株式会社◯◯◯◯
代表取締役社長 ◯◯ ◯◯ 殿

宛名は会社の最高責任者である代表取締役社長宛にし、敬称は「殿」または「様」を使います。提出するのは直属の上司ですが、宛名は社長にするのが慣例です。

自分の氏名は宛名より下の位置に書き、宛名のほうが上にくるようにします。これは宛名を立てる日本の書式の基本で、自分の名前を相手より上に書くと失礼になります。

会社都合退職のときの書き方

倒産・解雇・退職勧奨など会社都合で辞める場合は、「一身上の都合」と書いてはいけません。会社都合退職は失業給付の給付制限がなく、給付日数も自己都合より優遇されます。ここで誤って「一身上の都合により」と書くと、自己都合扱いになって失業給付で損をします。

会社都合の場合は「事業部門縮小に伴う人員整理のため」など事実に即した理由を書くか、そもそも退職届の提出が必要かを会社と確認してください。離職票の離職理由が「会社都合」になっているかが、失業給付の損得を分けます。

退職届の封筒の書き方は? 表・裏・入れ方

封筒は白の無地で、郵便番号の枠が印刷されていないものを選びます。用紙がB5なら長形4号、A4なら長形3号の封筒が合います。茶封筒は事務用なので、退職届という正式な書類には白封筒を使ってください。

封筒の表面中央に「退職届」または「退職願」と書き、裏面の左下に所属部署と氏名を書きます。封をする場合は「〆」マークを書きますが、手渡しの場合は封をせず、受理されてから上司の前で確認できるようにしておくと丁寧です。

引き留められず円満に退職届を出す手順は?

円満退職は運ではなく順番で決まります。これまで多くの退職をそばで見てきましたが、揉める人は順番を飛ばし、円満に辞める人は順番を守っています。次の5ステップを上から順に踏んでください。

1. 就業規則を確認する。退職予告期間が1ヶ月前か2ヶ月前かを把握し、退職日の逆算を始める
2. 残っている有給日数を計算する。有給を消化しきる退職日を決め、その分だけ提出を前倒しする
3. 直属の上司に口頭で意思を伝える。「ご相談があります」と切り出し、退職の意思を最初に口頭で伝える
4. 面談で退職日と引き継ぎを合意する。退職日、有給消化、引き継ぎ範囲をこの場ですり合わせる
5. 合意内容で退職届を提出する。面談で決めた退職日を書いた退職届を、上司本人に手渡す

引き留めに遭ったら、感謝を伝えつつ意思は変えないという姿勢を貫きます。「ありがたいお話ですが、◯月末で退職する決意は変わりません」と一貫させてください。給与アップや異動を提示されても、辞めると決めたなら受けないのが原則です。

条件を飲んで残った人が、半年後に同じ不満で再び辞めるケースを何度も見ています。一度引き留めに応じると、次の退職交渉はさらに難しくなります。

有給を残さず辞めたいなら、提出日から逆算して退職日を設計します。有給休暇は労働基準法第39条で保障された権利で、退職時でも全部使い切れます。退職日を有給消化後に設定し、引き継ぎ期間と有給消化期間が重ならないよう、提出を早めるのがコツです。有給を100%使い切る具体的な逆算手順と、拒否されたときの対処は有給消化退職時に100%使い切る完全ガイドにまとめています。退職届を出す前にこちらも読んでおくと、損をせずに辞められます。

退職届を出した後は、退職後の手続きが待っています。健康保険・年金・住民税・失業給付には申請期限があり、順番を間違えると数万円単位で損をします。何を、いつ、どの順番でやるかは退職後の手続き90日タイムラインで確認してください。退職届の提出はゴールではなく、新しい生活のスタート地点です。

自分で退職届を出すのが難しいときはどうする?

退職届を自分の手で出せるなら、それが一番です。費用もかからず、退職後の人間関係も傷つけません。

この記事のテンプレートと5ステップを使えば、ほとんどの人は自力で辞められます。退職届の提出自体は、書式さえ整えれば難しくありません。

ただし、退職代行が合理的になる場面もあります。退職を切り出すと上司が激しく引き留めて話が前に進まない、朝起きると動悸や吐き気があって出社できない、上司の顔を見るだけで言葉が出ない。

こうした状態のときは、無理に自分で切り出すより、退職代行に任せたほうが時間と健康を守れます。現場で見てきた中で、限界まで我慢して心身を壊した人ほど「もっと早く誰かに頼ればよかった」と言います。

退職代行を使うべき人と使わないほうがいい人の線引きは、退職代行を使うべき人/使わない方がいい人で本音の判定軸を示しています。費用をかけてまで使う必要があるのか迷っている人は、こちらで自分がどちらに当てはまるかを確かめてください。書類の知識を持った上で判断すれば、後悔のない選択ができます。

退職届・退職願に関するよくある質問

まとめ｜書式を整えれば、退職は驚くほどスムーズになる

退職届と退職願は、撤回できるかどうかで使い分けます。確実に辞めたいなら退職届、相談しながら決めたいなら退職願です。退職理由は「一身上の都合により」で統一し、本音は書きません。手書きでもパソコンでも効力は同じですが、署名は必ず自筆にします。封筒は白の無地、提出は直属の上司に手渡し、タイミングは民法第627条の2週間ルールを土台に就業規則の予告期間に合わせる。この基本を押さえれば、たった数行の書類で退職はスムーズに進みます。

円満退職は順番で決まります。就業規則の確認、有給日数の逆算、口頭での通知、面談での合意、退職届の提出。この順番を守れば、引き留めの隙は消えます。逆に順番を飛ばすと、書類だけ突き返されて気まずい思いをします。書式と順番、この2つを整えるだけで、退職の難易度は大きく下がります。

あなたが今いる会社で、3年後の自分を想像できますか。その答えがすぐに出ないなら、辞めるという選択は逃げではなく、自分の時間を取り戻す決断です。退職届の書き方は、その第一歩にすぎません。書式を整え、順番を守り、有給も残さず、次のステージへ進んでください。まずはこの記事のテンプレートを手元に置くところから始めましょう。

本記事で参照した法令の原文は、e-Gov法令検索の民法(第627条)およびe-Gov法令検索の労働基準法(第39条)で確認できます。失業給付の自己都合・会社都合の扱いはハローワーク(厚生労働省)の基本手当についてを参照してください。

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