【送付状の書き方】押さえるべきポイント

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ビジネスマナーとして書類には意味やマナーがあります。

マナー違反とならないような対応をしなければなりません。

書類のやりとりをする際に必要書類だけ送付していませんか?今回は書類郵送時やFAX送信時の社会人としてのマナー、「送付状」についてお伝えします。

送付状とは

HNDPTESBC / Pixabay

送付状(そうふじょう)は、一般的にはファックスや郵便物などを送る際、その書類の送付者や宛先、枚数といった概要に、時候の挨拶などを加えた書類のこと。カバーレター挨拶状添え状送り状といった呼び方をされる場合もあります。送付状は、ファックスを送る際、書類の概要を分かりやすく示すと共に、枚数などに漏れが無いことを防ぐことが役割となる。また、企業間においても、書類を送る際には送付状を入れるのが礼儀として一般的であり、ファックス同様に書類の漏れや内容にミスが無いことを防ぐ役割を果たす。

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送付状(そうふじょう)は、一般的にはファックスや郵便物などを送る際、その書類の送付者や宛先、枚数といった概要に、時候の挨拶などを加えた書類のこと。カバーレター挨拶状添え状送り状といった呼び方をされる場合もあります。

送付状の書き方とポイント

送付状(添え状)の書き方は、社外用、社内用と基本的な文書の構成は同じです。

  • 前付け】発信年月日 宛名 差出人・住所
  • 【本 文】件名 前文 主文 末文
  • 【後付け】記書き 追伸文 (担当者名)

 

  • 前付け】:「発信年月日」「宛名」「差出人・住所」を書きます。発信年月日の年は、西暦か年号のどちらかで統一させます。受信者名は会社宛ての場合は「御中」、担当者宛の場合は「様」と書きます。「差出人・住所」は文書によって住所や電話番号を省略することもあります。
  • 【本文】:「件名」を20文字以内位ではじめに書き、次に「前文」として「挨拶」と「日ごろのお礼」を書き、次に「主文」である用件を簡潔に書きます。「末文」には「何卒~お願い申し上げます」「まずはご通知申し上げます」など結びの言葉を書きます。
  • 【後付け】:「記書き」の形で主文と分けて書類の内容を別記します。一項目に一用件の箇条書きとします。別記したい注意事項などの追伸文がある場合は「なお、~」として最後に書き入れます。

社内の送付状

社内では返って手書きでの送付状のほうがいい場合もあります。

最後に

送付状テンプレートはこちら

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