メール署名欄のマナーとテンプレート【コピペでOK】

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ビジネスメールでは文章の最後に署名欄を活用している企業がほとんどです。

会社の情報を表記させて重要な役割を果たしてくれています。署名欄の設定はお済みでしょうか。

テンプレートとして保存しておけばメール作成時に自動で繁栄してくれます。

Outliikもしくはgmailのユーザー様が多いかと思います。

署名欄がある場合は設定を忘れずに行っておきましょう。

G suiteを使用していますが、署名欄設定がいくつも設定できるので季節ごとに設定して使い分けています。

そんな便利な機能があるので使ってみてください。

メールに署名欄が必要な理由

メールのマナーの1つとして知られている署名。

この署名は、送信者の名前や会社、電話番号などの情報を載せ、「自分が何者であるか」を伝えるために用います。

その他にも、署名にメールアドレスやホームページのURLなど、社外の方に必要になる可能性のある情報を載せておくことで、相手とスムーズに連絡を取れたり、円滑に取引を行えるというメリットもあります。

また、直接会うことができない相手には、署名が名刺代わりの役割を果たします。

 

就活メールも同様で、学生であっても社会人としてのマナーを守ったメールを作成することが基本です。
自分の連絡先や、どこの学生なのかを相手に伝えられるように、必ず署名を使用しましょう。

メール署名欄の基本構成

ビジネスメール

ビジネスメールの署名に入れる基本の項目は下記の通りです。

  • 会社名
  • 所属する部署・課
  • 役職
  • 担当者名
  • 住所
  • 電話番号
  • FAX番号
  • メールアドレス
  • Webサイト等のURL

署名に入れる順番もこの項目の順に入れていくのが基本となります。

また、固定電話番号なのか携帯電話番号なのかを変更する、お知らせがある場合には入れるなど状況次第で内容を調整していくと良いでしょう。

メール署名欄テンプレート

署名欄は項目ごとに改行しておきましょう。見栄えも大きく変わります。

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株式会社b!z reference △△部 ××課
山田 太郎
〒000-0000 大阪府〇〇〇〇
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
Mail:××××××××@××××.co.jp
URL:http://biz-reference.jp/
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株式会社〇〇 △△部 ○○課
主任 山田 太郎
〒000-0000 東京都○○○○
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
Mail:××××××××@××××.co.jp
URL:http://biz-reference.jp/
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株式会社〇〇 △△部 ○○課
主任 山田 太郎
〒000-0000 東京都○○○○
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
Mail:××××××××@××××.co.jp
URL:http://biz-reference.jp/
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株式会社b!z△△部 〇〇課
山田 太郎
〒000-0000 東京都〇〇〇〇
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Mail:yamada@biz-reference.jp
URL:http://biz-reference.jp
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▷▶︎▷新製品のご案内
〇月〇日から新製品の「〇〇〇〇」を販売開始します!
商品の詳細情報は下記URLよりホームページをご確認ください。
http://biz-reference.jp/

▷▶︎▷夏季休業のお知らせ
〇月〇日~〇月〇日までは夏季休業のため、メールのご返信は〇月〇日
以降となります。
恐れ入りますが何卒ご了承のほどよろしくお願いいたします。
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/ 株式会社b!z

/ ○○部 山田 花子 Yamada Hanako

/ Email: yamada@biz-reference.jp

/ TEL: 03-0000-0000

/ FAX: 03-0000-0000

/ 〒000-0000 東京都○○区1-2-3

/ URL:http://biz-reference.jp

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署名を創る場合の注意点

  • 変更点がでたら更新する。
  • 過度な装飾はしない
  • 作成後は確認する

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最後に

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